+7 (499) 653-60-72 Доб. 417Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 929Санкт-Петербург и область

Срок хранения договора в организации

Статьи Каким должен быть срок хранения договоров Сотням предприятий в процессе своей деятельности приходится заключать различные договора. Под договорами подразумеваются документы, подтверждающие взаимоотношения предприятия с контрагентами, касающиеся любых направлений его деятельности. Хранение договоров Каждый руководитель предприятия обязан хранить договора, а также все имеющие отношение к их подписанию и исполнению документы столько, сколько это требуют соответствующие законы не менее пяти лет. Преждевременная ликвидация договоров, даже выполненная тогда, когда данные договора стали неактуальными, может иметь неприятные последствия для руководителя предприятия, распорядившегося уничтожить документы ранее установленного законом срока.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Хранение электронной почты Как осуществляется временное хранение договоров Сроки хранения архивных документов устанавливаются в зависимости от их типов в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов , образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25. Договоры, сформированные в дела, должны быть внесены в номенклатуру дел.

СЛУЖБА ПРАВОВОГО КОНСАЛТИНГА

Для вашего удобства мы выявили и опубликовали список договоров со ссылками на статьи перечней и указанием срока их хранения. Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? Договоры — это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия.

Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации.

Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов. Выделяют следующие сроки хранения документов: постоянный; временный свыше 10 лет ; временный до 10 лет включительно.

Сроки хранения договоров определяются по перечням документов со сроками хранения, которые бывают двух видов: типовые и ведомственные. Типовые перечни содержат документы, которые характерны для многих организаций. Ведомственные перечни разрабатываются для документов, характерных для определенных ведомств. Типовые и ведомственные перечни применяются: при определении состава и сроков хранения архивных документов, при составлении номенклатур дел и формировании документов в дела; при отборе и передаче архивных документов на постоянное хранение в федеральные государственные архивы, государственные архивы субъектов Российской Федерации и муниципальные архивы.

Перечни являются нормативными документами при определении сроков хранения и отборе архивных документов для их дальнейшего хранения или уничтожения. В настоящее время при составлении номенклатур дел и определении сроков хранения договоров мы используем следующие утвержденные типовые перечни: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.

Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31. Данный перечень включает типовые архивные документы о научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности организаций. Сразу же сделаем оговорку по поводу использования Перечня 1 акционерными обществами.

В соответствии с п. Данным постановлением предусмотрено, что сроки хранения документов, подтверждающих права общества на имущество, находящееся на его балансе, а также внутренние документы общества определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Федеральной архивной службой России от 06.

Как видим, документ содержит ссылку на конкретный Перечень, который в настоящее время утратил силу см. Мнения о том, какой же перечень использовать акционерным обществам, разнятся. Вопрос касался необходимости предоставления договора акционеру. В ответе Е. Соснов указывает, что договор должен быть представлен акционеру в том случае, если срок хранения его не истек. При этом отмечается, что прежний Перечень утратил силу и следует руководствоваться новым Перечнем.

Какие-либо комментарии со стороны федерального органа исполнительной власти по рынку ценных бумаг по данному вопросу в настоящее время отсутствуют! А это значит, что те, кто составлял номенклатуру дел на 2011 год, имели возможность не просто ознакомиться, но и детально изучить новый Перечень. На мой взгляд, он вызывает ряд вопросов по срокам хранения договоров и документов, связанных с заключением и исполнением договоров, получить однозначный ответ на которые не представляется возможным.

Но не будем забегать вперед. Постараюсь дать максимум ответов, задав минимум риторических вопросов. Сроки хранения договоров... Временные сроки хранения договоров, указанные в Перечне 1, применяются всеми организациями. А вот организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, могут, но не обязаны применять постоянный срок хранения. Его они вправе сократить, храня такие документы не менее 10 лет. Уменьшение остальных сроков хранения документов в т.

Увеличение сроков хранения возможно в тех случаях, когда это вызвано интересами конкретной организации. Чтобы помочь читателям разобраться со сроками хранения договоров, поясним, что Перечень 1 не содержит отдельного раздела, касающегося только договоров.

Информацию о сроках хранения договоров можно найти: в статьях, которые содержат обобщенное наименование документов. В качестве примера посмотрите на статью 172 Перечня 1. Фрагмент документа СвернутьПоказать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утв.

Сроки хранения договоров не зависят от того, на каком материальном носителе осуществляется его хранение: будь то бумажный вариант или электронный.

Чтобы вам легче было ориентироваться в сроках хранения договоров, приведем их общий список со ссылками на конкретные статьи Перечня 1 и указанием срока хранения. Обращаем ваше внимание, что Перечень 1 содержит сроки хранения не только гражданско-правовых договоров, но и предусмотренных трудовым законодательством.

Оно и понятно. Ведь этот Перечень включает типовые управленческие документы, образующиеся в процессе деятельности органов и организаций, независимо от формы собственности.

Таблица 1 Сроки хранения договоров по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения 2010 г. СвернутьПоказать Теперь посмотрим, какие общие сроки хранения договоров приведены в Перечне 1, и дадим небольшие пояснения: сроки хранения 5 лет, 10 лет, 15 лет, 75 лет после истечения срока действия договора.

Пример 2 ; для всех документов данной статьи может быть выдвинуто условие, при соблюдении которого срок хранения удлиняется либо сокращается; для части документов, подпадающих под конкретную статью Перечня 1, может быть установлен индивидуальный срок см.

Пример 1. Пример 1 СвернутьПоказать Статья 623 Перечня 1 посвящена договорам страхования работников от несчастных случаев. И всем таким договорам установлен срок хранения в 5 лет после окончания срока действия. Исключение составляют договоры, в зону действия которых вошли реально произошедшие несчастные случаи, их нужно будет хранить 75 лет.

Ниже показано, как данное исключение отображается в таблице Перечня 1. Пример 2 СвернутьПоказать Напомним, что по общему правилу срок хранения документов начинает отсчитываться с 1 января календарного года, следующего за годом, в котором документ был закончен в делопроизводстве.

Поясним на примере. Пример 3 СвернутьПоказать Если договор об информационном обслуживании закончил свое действие 30. Только по окончании 2015 года, то есть начиная с 2016 года, такой договор можно будет уничтожить.

Здесь не играет роли, сколько мы хранили договор, пока он действовал: несколько месяцев, год или несколько лет. Срок хранения начинаем отсчитывать не на следующий день после окончания срока действия договора, а на следующий год! Каким может быть срок действия договора? В соответствии со ст. Если начало срока действия договора в его тексте не оговорено, а дата подписания его каждой из сторон не указана, то он начнет действовать с даты, указанной в преамбуле.

Срок действия договора может быть: неопределенным до его расторжения или определенным — ограниченным. Но даже если срок окончания договора в нем прямо указан, стороны могут изменить его сдвинуть ближе или дальше либо сделать неопределенным, например, привязав к какому-либо событию.

Обычно это оформляется дополнительным соглашением, которое становится неотъемлемой частью договора 2. В нем есть подробный список договоров с постоянными сроками хранения. Так, в соответствии с Перечнем 2 к постоянным срокам хранения отнесены, например, такие договоры, как: контракты договоры на проведение регламентных стендовых и экспериментальных испытаний строительной техники и конструкций ст.

Обращаем внимание читателей на несоответствие сроков хранения некоторых однотипных договоров, указанных в Перечне 1 и Перечне 2. Пример 4 СвернутьПоказать В соответствии со ст. В то время как в соответствии со ст. Если срок конкретного договора в перечнях не указан Большинство договоров, вошедших в Перечень 1, имеют срок хранения 5 лет или 5 лет ЭПК. Если же вы не сможете найти договор в Перечне 1 и Перечне 2, то следует использовать статью 436 Перечня 1. Ссылаясь на нее, вы сможете любому договору соглашению , не указанному в отдельных статьях Перечня 1, присвоить срок хранения 5 лет ЭПК, после чего провести экспертизу и часть документов оставить на более длительный срок хранения, вплоть до постоянного.

Проанализировав сроки хранения по Перечню 1, мы видим, что сроки хранения договоров в нем составляют минимум 5 лет после истечения срока действия договора. Критерий подлинности документа в архивоведении неразрывно связан с понятием юридической силы документа, присущей оригиналу. А говоря о юридической силе документа, особое внимание следует уделять сроку исковой давности.

Исковая давность — это установленный законодательством срок в суде или ином юрисдикционном органе для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Данное определение соответствует понятию исковой давности, закрепленному в ст. В большинстве стран мира, в том числе в России, общий обычно применяемый срок исковой давности установлен в 3 года ст. А раз так, то и срок хранения договора не может быть меньше. Но в Перечне 2 можно найти сроки хранения договоров продолжительностью не только в 3 года, но и в 1 год.

Например: срок хранения 1 год установлен для договоров на изготовление и установку очистных сооружений ст. А это означает, что срок вообще не определен; срок хранения 3 года после истечения срока действия договора установлен для договоров на очистку вод и обработку промышленных стоков ст. В таких случаях можно рекомендовать читателям пренебрегать сроками хранения, указанными в Перечне 2, и устанавливать сроки хранения в соответствии с Перечнем 1, в котором срока хранения договора меньше 5 лет после истечения срока его действия просто нет.

Вид договора не всегда однозначен При определении вида договора, чтобы правильно определить срок его хранения, указанный в Перечнях, тоже следует быть внимательным, так как на практике встречаются смешанные договоры. Если у договора двойное или тройное назначение, необходимо выяснить срок хранения для каждого назначения и хранить документ по максимальному из найденных сроков. Кроме того, наименование договора не является обязательным с точки зрения ГК РФ, а раз так, то для того, чтобы определить, к какому виду относится данный договор, при отсутствии его наименования и, соответственно, чтобы определить срок его хранения, договор необходимо будет прочитать и соотнести со статьями ГК РФ.

Если вы затрудняетесь самостоятельно отнести договор к определенному виду, то стоит обратиться за консультацией в юридическую службу организации. Копии договора При работе с договорами возникает необходимость использования их копий различными структурными подразделениями организации.

Хранение копий договоров должно быть предусмотрено номенклатурой дел организации. Как правило, срок хранения копий документов устанавливается до минования надобности. Напомним, что такой срок хранения не может быть менее года.

Обратим ваше внимание на ст. Говоря о копии договора, мы подразумеваем, что речь идет о копии уже заключенного подписанного договора, а не о его проекте. Но на стадии проведения конкурсов, котировок, аукционов никаких договоров контрактов не подписывается! Мы рассмотрели общие сроки хранения договоров, приведенные в двух перечнях.

В следующем номере журнала читайте продолжение темы. Мы углубимся в тонкости сроков хранения различных договоров купли-продажи, которые во многих организациях составляют большинство заключенных договоров, расскажем об особенностях хранения государственных и муниципальных контрактов, объясним, как хранить приложения, допсоглашения и протоколы разногласий к договорам, а также документы, связанные с исполнением договоров, поговорим о хранении регистрационных форм.

Сноски СвернутьПоказать За исключением договора страхования и договора доверительного управления имуществом, так как для них в соответствии с ГК РФ срок действия договора является существенным условием и без его указания договор считается незаключенным.

Каким должен быть срок хранения договоров

Для вашего удобства мы выявили и опубликовали список договоров со ссылками на статьи перечней и указанием срока их хранения. Кроме того, ответили на ряд важных вопросов: с какого момента отсчитывать срок хранения договора? Договоры — это именно те документы, которые подтверждают ваши взаимоотношения с контрагентами по различным направлениям деятельности организации, будь то поставка канцтоваров или приобретение предприятия. Поэтому и в случае проверки вашей организации компетентными органами, и в случае возникновения судебных разборок по вопросам исполнения обязательств контрагентами по договорам, и в случае запроса акционеров в соответствии с п. А раз так, то и определение сроков и порядка хранения договоров, а также документов, связанных с заключением и исполнением договоров, журналов регистрации договоров, становится не просто важным, а очень важным вопросом в деятельности любой организации. Нормативная база В соответствии с общероссийским классификатором документов договоры относятся к организационно-распорядительным документам. И сроки их хранения подлежат той же классификации, что и сроки хранения всех документов.

Cколько должны храниться договора в организациях?

Cколько должны храниться договора в организациях? В одной только Москве ежедневно заключается до тысячи сделок. Как лучше организовать хранение договоров, чтобы в будущем к Вам не придралась ни налоговая служба, ни кто-то из контрагентов? Каков срок хранения договоров и где их следует хранить? Рассмотрим эти вопросы подробнее с точки зрения практики. Виды договоров Прежде чем говорить о хранении договоров, давайте разберёмся в их видах.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Их нельзя хранить в одном деле! - Елена А. Пономарева

Увеличивается ли срок хранения при условии, что договор заключен с государственным или муниципальным заказчиком? Какую налоговую ответственность влечет за собой преждевременное уничтожение договоров? Статьей 29 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. Подпунктом 8 п.

Срок хранение договоров о поставке Срок хранение договоров о поставке Фактически, если не особенно вдаваться в проблему, то можно условно ограничить срок хранения в 5 лет и больше не вспоминать о проблеме.

.

Сколько лет хранятся договора с поставщиками

.

.

Сроки хранения договоров

.

Сроки хранения договоров: на что обратить внимание

.

Под текущим хранением подразумевается хранение.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как долго нужно хранить бухгалтерские документы?
Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Людмила

    смотрел... ОЧЕНЬ КРУТО! Всем советую..

  2. Павел

    даааа... ты прав

  3. Милен

    Я извиняюсь, но, по-моему, Вы не правы. Давайте обсудим.

  4. bronpecono

    В этом что-то есть. Раньше я думал иначе, спасибо за помощь в этом вопросе.